Déductibilité des frais de déplacement

Différentes alternatives sont envisageables pour le remboursement des frais de déplacement : notes de frais kilométriques, frais réels, utilisation du véhicule personnel ou d’un véhicule de société… Les conditions sont détaillées ci-dessous.

1/ Frais d’utilisation du véhicule personnel pour l’exercice de l’activité professionnelle

Les frais engagés par un dirigeant ou un salarié utilisant son véhicule personnel pour un déplacement professionnel peuvent être remboursés et déduits :
– soit pour leur montant réel ;
– soit sur la base du barème des indemnités kilométriques publié chaque année par l’administration fiscale.

A noter que l’utilisation du barème des indemnités kilométrique n’est pas permise pour les exploitants individuels relevant du régime des BIC ou des BA. Pour ces derniers, les frais doivent donc être déduits pour leur montant réel. Ils peuvent toutefois utiliser le barème des frais de carburant (différent du barème des indemnités kilométriques car ne prend en compte que les frais de carburant) s’ils tiennent une comptabilité super-simplifiée.
L’application du barème des indemnités kilométriques est permise pour les exploitants individuels relevant du régime des BNC.

Conditions requises pour la déductibilité des frais :

Les frais de voyages et déplacements sont déductibles à condition d’être justifiés par des factures, d’être exposés dans l’intérêt direct de l’entreprise et de se rattacher à une gestion normale.

Les notes de frais kilométriques doivent préciser le motif du déplacement, la date, le lieu et le nombre de kilomètres parcourus. La copie de la carte grise du véhicule doit également être jointe.

L’indemnité kilométrique couvre les frais de dépréciation du véhicule, de carburant, d’assurance, d’entretien et de réparation. Ces frais ne peuvent donc pas être déduits en plus des indemnités kilométriques. Les frais de stationnement et de péage ne sont en revanche pas compris dans l’indemnité et peuvent donc être déduits en complément.

2/ Cas particulier des trajets domicile-travail

Les règles de déductibilité des trajets domicile-travail du dirigeant associé sont différentes selon que la société est soumise à l’impôt sur le revenu ou à l’impôt sur les sociétés.

Dans les sociétés soumises à l’IR, les frais de trajet domicile-travail sont déductibles du résultat lorsque cette distance n’excède pas 40 km. Au-delà, les frais de trajet peuvent être déductibles s’ils sont justifiés par des circonstances particulières.

Dans les sociétés soumises à l’IS, les frais de trajet domicile-travail ne peuvent pas être déduits du résultat car ces frais professionnels sont déduits de la rémunération imposable du dirigeant. Le dirigeant peut choisir entre la déduction forfaitaire de 10% ou la déduction des frais réels. En cas d’option pour les frais réels, la distance domicile-travail ne doit pas non plus excéder 40 km ou sinon il conviendra de justifier que la distance n’est pas un choix personnel.

3/ Choix entre acquisition d’un véhicule de société et utilisation du véhicule personnel

Est-il plus intéressant d’acquérir un véhicule de société ou que le dirigeant utilise son véhicule personnel et se fasse rembourser ensuite les frais kilométriques? La prise de décision va dépendre des paramètres ci-dessous :

TVA sur l’achat du véhicule :
– Véhicule acquis par la société : La TVA est déductible s’il s’agit d’un véhicule utilitaire mais n’est pas déductible s’il s’agit d’un véhicule de tourisme.
– Véhicule acquis par le dirigeant : La TVA n’est pas récupérable.

Amortissement du véhicule :
– Véhicule acquis par la société : La valeur d’acquisition est amortie et vient en déduction du résultat de manière étalée sur la durée d’utilisation. La déductibilité de l’amortissement des véhicules de tourisme est cependant plafonné à 9 900 €, 18 300 €, 20 300 € ou 30 000 € selon le degré d’émission de CO2.
– Véhicule acquis par le dirigeant : L’amortissement ne peut pas être comptabilisé. Toutefois, les indemnités pour frais kilométriques, déductibles du résultat, prennent en compte la dépréciation du véhicule.

Taxe sur les véhicules de sociétés :
– Véhicule acquis par la société : La société est redevable de la taxe sur les véhicules de sociétés sauf quelques cas d’exonérations comme pour les véhicules utilitaires ou les véhicules non polluants.
– Véhicule acquis par le dirigeant : La société n’est redevable de cette taxe que si les indemnités pour frais kilométriques représentent plus de 15 000 km par an. De plus, un abattement de 15 000 € s’applique sur le montant total de la taxe due au titre des véhicules possédés ou loués par les salariés ou dirigeants.

Enfin, il faut également prendre en compte que lorsqu’un véhicule est acquis par la société mais que le dirigeant l’utilise en partie à des fins personnelles, la société doit alors déclarer un avantage en nature qui sera soumis à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu chez le dirigeant.